25.01.2023

Digitales Berichtsheft: Was Ausbilder und Azubis wissen müssen

Lange Zeit mussten Auszubildende ihr Berichtsheft zwingend in Papierform und händisch unterschrieben dem Prüfungsausschuss vorlegen. Obwohl seit Oktober 2017 auch die elektronische Form erlaubt ist, ist das analoge Berichtsheft im Handwerk noch immer vorherrschend. Ausbildungsberater Michael Knauer sieht allerdings, dass die Nachfrage steigt. In der Praxis erlebt er, dass sich die überwiegend kleinen Betriebe im Handwerk zwar grundsätzlich digitaler aufstellen. Doch für einen drängend rasanten Umstieg – vor allem in Bezug auf das Berichtsheft – sehen die meisten keinen Grund. "Unsere Betriebe haben oft nur wenige Azubis und mit denen können sie die Hefte auch noch individuell und in Papierform durchgehen", so der Abteilungsleiter der Ausbildungsberatung der Handwerkskammer Niederbayern-Oberpfalz.

Grundsätzlich ist das digitale Berichtsheft quasi eine Option für die Ausbildungsbetriebe und die Azubis. Sie können sie nutzen, wenn sie sich im Ausbildungsvertrag darauf geeinigt haben. So muss seit Oktober 2017 in allen neu geschlossenen Verträgen vermerkt sein, ob man den Ausbildungsnachweis elektronisch oder schriftlich führen muss. Auf der sicheren Seite seien Ausbildungsbetriebe, wenn sie auf die Vorlagen der Handwerkskammern zurückgreifen. "In der Regel bieten die Kammern vollständige Ausbildungsverträge auf ihren Webseiten zum Download an", sagt Knauer.

Elektronischer Ausbildungsnachweis oder lieber auf Papier: Der Prüfer bestimmt
Einigen sich Betrieb und Azubi auf die elektronische Form, kann das Berichtsheft am PC oder Smartphone vollständig digital geführt werden. Wie Azubis das elektronische Berichtsheft letztendlich bei der Gesellenprüfung einreichen müssen, bestimmt der jeweilige Prüfungsausschuss, sagt Knauer. "Die Prüfer legen fest, in welcher Form der Azubi das Berichtsheft vorlegen muss. Sie betimmen außerdem, welche Datenträger und Formate akzeptiert werden", erklärt er.

Um einen Medienbruch zu vermeiden, sei es nötig, dass Dateiformate vorgeschrieben sind, die der Prüfer öffnen kann. Man will schließlich vermeiden, dass man das Berichtsheft komplett ausdrucken muss. Bei Cloud-basierten Lösungen müsse man zudem sicherstellen, dass die Prüfer einen Zugang erhält oder, dass die Daten als entsprechendes Dateiformat exportiert sind.

Digitales Berichtsheft: 5 Vorteile auf einen Blick

1. Papierkram adé: Das digitale Berichtsheft muss nicht in Printform zur Verfügung stehen, in Ordnern gesammelt und händisch an den Ausbilder zur Überprüfung und Abzeichnung geben werden. Das spart ordentlich Papier ein.
2. Tschüss Flecken: Die elektronische Version hat nicht nur den Vorteil, dass Papier eingespart wird. Ein digitales Berichtsheft sieht oft auch ordentlicher aus. Die digitale Variante ist resistent gegen Flecken und Eselsohren.
3. Keine Probleme mehr mit der Klaue: Wer auf dem PC schreibt, profitiert nicht nur von leserlichen Schriftarten, sondern unter Umständen auch von der automatischen Rechtschreibkorrektur.
4. Weniger Verlustängste: Während ein Ordner schnell mal verlegt wird, kann das digitale Berichtsheft nicht einfach so verschwinden. Vor allem, wenn die Dateien auf mehreren PC´s liegen oder der Ausbildungsnachweis in einer Cloud gespeichert wird.
5. Leichte Korrektur: Der Ausbilder kann die Nachkorrektur direkt im Heft vornehmen. So muss der Azubi die Korrekturen nicht wie bei der Papierversion händisch ergänzen und den ganzen Bericht neu abschreiben oder ausdrucken.

Eine Frage, die der komplett elektronische Ausbildungsnachweis aufwirft, ist, wie er wirksam unterzeichnet werden kann. Mit Einführung des elektronischen Ausbildungsnachweises sind nicht mehr nur handschriftliche, sondern auch digitale Signaturen zugelassen. Da eine qualifizierte elektronische Signatur gerade für kleine Ausbildungsbetriebe eine hohe technische Herausforderung darstellt, planen die Handwerkskammern auch Lösungen zu akzeptieren, die für die Ausbilder praktikabler sind. Als Beispiel nennt Knauer eine von beiden Parteien unterschriebene Mitteilung, auf der versichert ist, dass der Azubi das Berichtsheft ordnungsgemäß geführt hat. Diese könnten die Azubis dann bei der Prüfung vorlegen.

Eine Handlungsempfehlung des Zentralverbands des Deutschen Handwerks (ZDH) an die Handwerkskammern sieht zudem vor, dass Ausbilder den elektronischen Ausbildungsnachweis nicht mehr zwingend wöchentlich händisch abzeichnen müssen. Stattdessen könnte man etwa per E-Mail dokumentieren, dass der Wochenbericht zugegangen, kontrolliert und abgesegnet ist. Spezielle Berichtsheft-Apps oder Webanwendungen bieten zudem die Möglichkeit, Berichte mit einem Haken an entsprechender Stelle zu genehmigen.

Übrigens, das azubi:web-Berichtsheft ist in allen Branchen einsetzbar!